Chaque année, de nombreuses entreprises ont l’obligation d’établir un rapport annuel d’activité.

Ce document reprend des informations sur la comptabilité mais aussi sur l’activité de l’année passée. C’est un excellent outil de communication, l’occasion de faire passer un message, de rassurer ou d’informer vos contacts.

Pour la plupart des entreprises, ce rapport annuel d’activité peut comporter des dizaines, voir des centaines de pages. Cela représente des coûts d’impression importants.

Première solution : pour réduire ces coûts d’impression, certaines entreprises réalisent un document de synthèse regroupant les principales informations du rapport. Elles n’impriment ensuite le rapport complet que pour certains interlocuteurs comme l’administration ou l’assemblée générale.

Deuxième solution :  réaliser le rapport annuel en format digital : document pdf, page ou site web etc. Cette solution présente l’avantage d’être distribuable (sans surcoût) par email à autant de personnes que nécessaire. Il y a néanmoins quelques inconvénients :  vous devez disposer des adresses emails de tous les interlocuteurs et aussi vous ne pouvez pas mettre le document à disposition pour consultation.

Avantages de la clé web

La clé web apporte une nouvelle dimension au rapport d’activité en cumulant les avantages du papier et du numérique :

Les entreprises peuvent imprimer un seul document d’introduction ET rendre disponible la version complète en ligne via une clé web attachées au support, .

Il est ainsi possible de distribuer physiquement le document par courrier en réduisant de façon importante les coûts liés à l’impression! Le coût d’une clé web étant de quelques centimes (connecteur seul) à quelques euros (support papier imprimé ou carte inclus)

Les webkeys peuvent s’intégrer facilement dans tous les supports papiers ou bien être intégrés à une carte pour améliorer la durée de vie du support.

Fonctionnement de la clé web

Le principe est très simple :

Envoyer la clé web (webkey) à vos contact. En insérant la clé web dans le port USB de leur ordinateur, les contacts pourront : soit accéder directement à la page dédiée au rapport annuel, soit télécharger directement un document sur leur ordinateur. Il sera alors possible de récupérer avec Google Analytics toutes les informations : combien de personnes ont accédé à la page ou au document, depuis quel endroit du monde etc…

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